Ein Blick hinter die Kulissen eines Chattertreffen

Wann geht denn nun endlich das nächste offizielle Chattertreffen online?! Das ist nur eine von vielen Fragen, die mich unter ct@knuddels.de oder per /m erreichen… Zwar antworte ich gerne, aber viel schlauer wird der Fragensteller im Nachhinein leider auch nicht sein. Denn erst, wenn das Chattertreffen mit all seinen Informationen für jedermann auf der neu eingerichtete CT-Karte zu sehen ist, verrate ich den genauen Ort und Termin des nächsten Chattertreffens. Unser Butler James unterstützt mich dabei hervorragend, denn er schickt jedem, der schon mal ein offizielles Chattertreffen besucht hat, eine Ankündigung, wenn ein neues online gegangen ist.

Seitdem finden zehn oder mehr offizielle Live-Events im Jahr statt – in der Regel in Form der üblichen Chattertreffen in einer Jugendherberge mit „nur“ einer Übernachtung, der Treffen über drei Tage oder der Knuddels-Nightlife-Veranstaltungen, bei denen die Nacht zum Tag gemacht wird. Neben der Häufigkeit der Treffen in mehr oder weniger regelmäßigen Abständen von eineinhalb Monaten, kann Knuddels deutschlandweit live erlebt werden. So wird jährlich mindestens auch ein CT im Norden, Süden und Osten veranstaltet, um jedem die Chance zu geben, hautnah bei diesem Ereignis dabei zu sein. Da allerdings nicht jeder Winkel Deutschlands erreicht werden kann, muss manchmal auch eine längere Anfahrt in Kauf genommen werden. Hilfreich ist hierbei ein Blick ins Forum, wo zu jedem Chatter- treffen Mitfahrgelegenheiten angeboten werden. Im Westen, sprich in Nordrhein-Westfalen, werden allerdings weiterhin vermehrt Chattertreffen stattfinden, da hier einfach die Nachfrage am größten ist.

Vielleicht interessiert es euch, wie die Planung und Durchführung eines offiziellen Chattertreffens abläuft. Am Anfang steht die Suche nach einem geeigneten Ort. In der Regel schaue ich mir dafür im Internet die unterschiedlichsten Unterkünfte an und entscheide anhand der Bettenkapazität, der Zimmer und der sonstigen Ausstattungsmerkmale, ob hier nicht vielleicht Knuddels mal ein Wochenende verbringen sollte. Meistens fällt meine Wahl auf eine Jugendherberge, die vergleichsweise günstig und auf große Gruppen eingestellt ist. Idealerweise liegt die Unterkunft dann noch etwas abgelegen und nicht in einer größeren Stadt, denn so bleibt man unter sich und es kommen keine „nichtangemeldeten“ Teilnehmer mal eben auf einen Sprung vorbei. Bin ich dann von einer Location überzeugt – Empfehlungen von Unterkünften sind immer gern gesehen -, geht es an die Terminierung. Bereits bewährte und beliebte CT-Orte, wie die Jugendherbergen in Nettetal-Hinsbeck oder in Dessau, werden mehr als ein Jahr im Voraus gebucht. Wichtig ist, dass wir die Unterkunft komplett belegen, um uns frei auszubreiten und niemanden in seiner nächtlichen Ruhe zu stören.

Ein bis zwei Monate vor dem eigentlichen Termin startet schließlich die heiße Phase und das Chattertreffen geht online. Jeder kann sich dann über unsere schicke CT-Seite anmelden. Die Veranstaltungen in NRW sind meist innerhalb weniger Tage ausgebucht. Der Eingang der Teilnahmegebühr wird dabei täglich ab Onlinestellung kontrolliert. Hier gilt, „first come, first serve“, das heißt, wer schnell ist, bekommt auch seinen Platz.

“Was habt ihr mit meiner Kohle gemacht, ich habe doch schon vor zwei Stunden überwiesen?”

Fakt ist, dass Überweisungen von der einen zur anderen Bank unterschiedlich lange dauern. Eine Überweisung benötigt in der Regel zwei bis drei Werktage, Online-Überweisungen sind generell schneller. So kann das Geld bei gleicher Bank sogar in Echtzeit transferiert werden, allerdings sind auch hier drei Werktage möglich!

Wir selbst sehen nur, wann die Teilnahmegebühr bei uns eintrifft, können also nichts beschleunigen. Auch werden keine Plätze zurückgehalten oder reserviert. Also erst wenn der Betrag für das Chattertreffen eingegangen ist, wird der- oder diejenige auf die Liste der fest angemeldeten Teilnehmer übernommen.

Ist die Anmeldephase vorbei und auch die Abmeldefrist verstrichen – das ist in der Regel zwei Wochen vor dem Chattertreffen – geht es ans intensive Vorbereiten. Das Programm wird im Detail geplant, Smileyideen, oft mit direktem Bezug zum Chattertreffen oder einem möglichen Geschenk, werden vertieft und schließlich mit Imagician umgesetzt. Immer wieder greife ich zum Telefonhörer, um z.B. mit unserer CT-Bleibe noch letzte Details abzusprechen oder um nachzufragen, wann unsere neuen CT-Produkte denn endlich eintreffen. Dann muss noch die Zimmereinteilung vorgenommen werden, die bei bis zu 200 Leuten gut und gerne einen ganzen Tag dauern kann. Jeder Wunsch soll doch schließlich irgendwie erfüllt werden. Zum Schluss werden die Nickschilder und alles andere ausgedruckt und eingepackt.

Ein Tag Vorlauf vor Ort

Meist einen Tag vor Beginn des Chattertreffen heißt es dann, mit einem Kofferraum voller Knuddelskissen, Plüschies, den neuesten Smileys und sonstigem Kram ab auf die Autobahn. Vor Ort gibt es immer noch Einiges zu tun: Getränkestand und Knuddels-Shop einrichten, Programmschilder und Wegweiser aufhängen und vieles mehr. Zum Glück kann ich mich hier auf die Unterstützung meines Chattertreffenteams verlassen, das stets tatkräftig mit anpackt. Am finalen Tag gilt es noch den Empfang aufzubauen und den Ablauf und die Aufgaben für das anstehende Chattertreffen durchzusprechen.

Schließlich kann das Chattertreffen beginnen… Schnell die Tür aufgemacht, ein kräftiges „Es geht los!“ gerufen und vor der sich nun drängelnden und mit den Füßen scharrenden Meute in Deckung gehen. Nun liegt es an unserem Sysadmin, jeden Einzelnen mit seinem persönlichen Nickschild und einem Gutschein für eine kleine Überraschung „herzlich Willkommen“ zu heißen. Im Anschluss an den Empfang, der auch schon mal ein bis zwei Stunden dauern kann, geht es mit dem Programm los. Dies ist von CT zu CT unterschiedlich. Feste Bestandteile eines offiziellen Chattertreffens sind auf jeden Fall immer Live-Mafia, Bingo und Lotto. Für jeden ist etwas dabei und wer nicht will, muss nicht teilnehmen. Gerne kann auch einfach nur geplauscht werden. Die Zeit vergeht dabei einfach zu schnell und auch für mich wie im Fluge: Der Knuddels-Shop muss eröffnet werden, hier und da wird ein nettes Gespräch geführt und sich zwischenzeitlich noch sportlich betätigt. Das Abendprogramm beansprucht meine Stimme meist so sehr, dass mir nach dem ritualisierten SingStar die Stimme versagt und ich gegen sechs Uhr in der Früh ins Bett falle. Vorher wird die Theke dicht gemacht und versucht, die letzten noch tapfer durchhaltenden Teilnehmer von einem kurzen Erholungsschlaf zu überzeugen. Zwei Stündchen später ist die Nacht für mich auch schon wieder vorbei und bei einem kleinen Frühstück wird noch einmal der Knuddels-Shop eröffnet. Bis zum frühen Mittag ist das Chattertreffen dann offiziell für beendet erklärt!

Müde und geschafft verstauen wir unsere Sachen und es geht auf den Heimweg. Bin ich heil zu Hause angekommen und ist der Wagen ausgeräumt, heißt es für mich nur noch schlafen, schlafen, schlafen… und ich bin richtig froh, dass das Chattertreffen vorbei ist und ich meine Ruhe habe. Die ist allerdings nur von kurzer Dauer, denn in den kommenden Tagen muss das Chattertreffen aufgearbeitet werden. Wie zufrieden waren die Teilnehmer, was lässt sich verbessern?! Auch sind meine Gedanken schon bei den nächsten Treffen und der Frage, ob nicht auch vielleicht sogar mal ein einwöchiges Event denkbar ist. Und dann spüre ich schon wieder eine gewisse Vorfreude, denn trotz des Stresses und der Anstrengung vor und insbesondere während eines offiziellen Chattertreffens, macht mir die Arbeit viel Spaß! Wenn dann noch die Teilnehmer glücklich und zufrieden sind, weiß ich, das nächste CT kann kommen…

Ein Dank geht zu guter Letzt an all diejenigen, die mich bis heute beim reibungslosen Ablauf der offiziellen Chattertreffen tatkräftig unterstützt haben. Sei es beim Ausarbeiten von Programmpunkten, beim Grillen oder Aufräumen oder bei irgendwelchen anderen Dingen, die einfach erledigt werden mussten.

Mäxchen